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Was ist ein Geschäftsbrief?
Nicht jedoch geschäftliche Nachricht ist automatisch auch ein Geschäftsbrief.
Nur Nachrichten mit geschäftsbezogenem Inhalt werden als Geschäftsbrief angesehen und müssen dadurch eine gewisse Form aufweisen
Dazu gehören in jedem Fall Nachrichten wie
- Rechnungen
- Angebote
- Lieferbestätigungen und Quittungen
- Preislisten
Dabei ist es egal, ob die Nachricht schriftlich, z. B. per Post, oder auch per E-Mail versendet wird. Sobald es sich um eine geschäftsbezogene Nachricht handelt, muss die Form eines Geschäftsbriefes erfüllt werden
Interne Kommunikation zwischen Kollegen gilt hingegen nicht als Geschäftsbrief und müssen keine Form erfüllen.
Um Problemen vorzubeugen, empfiehlt es sich jedoch grundsätzlich die Form eines Geschäftsbriefes einzuhalten, auch wenn dies rechtlich nicht immer nötig ist.
Dies kannst du beispielsweise durch vorgefertigtes Briefpapier oder ein E-Mail-Impressum welche alle relevanten Unternehmensdaten beinhalten erreichen.
Weitere Informationen zum E-Mail-Impressum findest du in unserem Blogbeitrag "Welche Pflichtangaben gehören in E-Mails?" nachlesen.
Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen
Die Pflichtangaben für Geschäftsbriefe ergeben sich unmittelbar aus § 35 GmbHG.
1. Name des Unternehmens & Rechtsform
Der vollständige Name des Unternehmens (inkl. Rechtsform) muss in dem E-Mail-Impressum vorhanden sein.
Für Freiberufler genügt es, den vollständigen Namen anzugeben.
Körperschaften, wie eine GmbH oder eine UG, müssen zusätzlich die Namen aller Geschäftsführer angeben.
2. Handelsregisterinformationen
Bist du oder dein Unternehmen im Handelsregister eingetragen, musst du außerdem dein Registergericht und deine Handelsregisternummer angeben.
3. Sonstiges
Rechtlich nicht nötig aber dennoch empfehlenswert ist außerdem die Angabe deiner Adresse.
Außerdem bietet es sich an, eine Kontaktmöglichkeit wie deine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer anzugeben um die Kontaktaufnahme für deine Kunden möglichst einfach zu halten
Weitere Angaben wie beispielsweise deine Steuernummer o. Ä. sind nicht nötig.