Kostenlose Vorlage für Zeiterfassung

Zeiterfassung: ja oder nein?

Grundsätzlich steht es jedem Unternehmer und jedem Selbstständigen frei seine Arbeitszeiten zu protokollieren oder nicht.

In einigen Branchen und bei bestimmten Beschäftigungsverhältnissen, ist die Erfassung der Arbeitszeit von Mitarbeitern jedoch gesetzlich verpflichtend.

Wer nicht unter die gesetzliche Verpflichtung fällt, kann jedoch trotzdem von einer Zeiterfassung profitieren.

Im Folgenden erklären wir dir, welche Vorgaben eine korrekte Zeiterfassung erfüllen muss, unter welchen Voraussetzungen die Erfassung der Arbeitszeit verpflichtend ist und welche Vorteile eine freiwillige Erfassung hat.

Vorgaben für die Arbeitszeiterfassung

Welche Anforderung eine Arbeitszeiterfassung erfüllen muss, ergibt sich aus § 17 Mindestlohngesetz.

Laut dem Gesetz genügt es, den Beginn, das Ende und die Dauer der Arbeitszeit zu erfassen. Um die Nachvollziehbarkeit zu garantieren, werden üblicherweise noch etwaige Pausen protokolliert.

Die Erfassung kann dabei sowohl auf Papier mittels Stundenzettel erfolgen als auch digital mittels Software oder Stempeluhr.

Es muss lediglich garantiert sein, dass die Unterlagen 2 Jahre aufbewahrt werden.

Pflicht zur Zeiterfassung

Die Pflicht zur Zeiterfassung ist erneut durch das Mindestlohngesetz begründet.

Um die Einhaltung des Mindestlohns überprüfen zu können, benötigt der Gesetzgeber eine genaue Auflistung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter.

Daraus ergeben sich zwei Situationen, in denen der Arbeitgeber gesetzlich zur Zeiterfassung verpflichtet ist.

Geringfügig Beschäftigte

Für geringfügig Beschäftigte gilt unabhängig von der Branche eine Dokumentationspflicht.

Somit müssen alle Arbeitnehmer, die monatlich maximal 450 Euro verdienen, ihre Arbeitszeiten erfassen.

Ebenfalls fallen unter diese Regelung Arbeitnehmer, deren Beschäftigung auf maximal 3 Monate oder 70 Tage im Kalenderjahr beschränkt ist. Weiteres dazu kannst du § 8 Sozialgesetzbuch IV entnehmen.

Arbeitnehmer bestimmter Wirtschaftszweige

Aufgrund häufiger Probleme mit Schwarzarbeit gilt für einige Branchen eine pauschale Dokumentationspflicht. Dazu zählen unter anderem:

• das Baugewerbe
• das Gaststättengewerbe
• das Gebäudereinigungsgewerbe
• das Messebaugewerbe
• das Fleischgewerbe

Eine vollständige Auflistung findest du im § 2 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes.

EuGH Entscheidung bzgl. Arbeitszeiterfassung

Am 14. Mai 2019 entschied der EuGH, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen.

Das bedeutet, dass in Zukunft alle Arbeitgeber verpflichtet sein könnten, eine Zeiterfassung durchzuführen, unabhängig von der Branche oder einer geringfügigen Beschäftigung.

Bisher wurde diese Entscheidung jedoch noch nicht in ein entsprechendes deutsches Gesetz übernommen, sodass bis auf Weiteres noch die oben beschriebene Regelung gilt.

Vorteile einer Zeiterfassung

Auch wenn du nicht von einer Dokumentationspflicht betroffen bist, ist es gerade als Selbstständiger oder Freiberufler sinnvoll, die Arbeitszeiten zu erfassen.

Internes-Controlling

Um berechnen zu können, wie profitabel ein Projekt war, musst der veranschlagte und tatsächliche Aufwand miteinander verglichen werden. Eine Zeiterfassung ist dafür unerlässlich.

Durch kontinuierliches Erfassen der Arbeitszeit verbessert sich außerdem deine Fähigkeit Arbeitsaufwände präziser abzuschätzen und somit genauere Angebote zu erstellen.

Kundenreporting

Bietest du als Selbstständiger oder Freiberufler deine Arbeit stundenweise an, kann es in seltenen Fällen dazu kommen, dass Unstimmigkeiten in der Abrechnung mit deinem Kunden entstehen.

Führst du eine lückenlose Zeiterfassung, kannst du deinem Kunden eine detaillierte Auflistung deiner Tätigkeit bereitstellen, um somit alle Unklarheiten aufzuklären.