Warum Word & Co. nicht GoBD-konform sind


Tobias Dierich 07 Aug  ·  5 min Lesezeit

Wer in die Selbständigkeit oder das Freiberuflertum einsteigt, den erwarten zu Beginn viele neue Eindrücke aber auch Bürokratie, Gesetze und Regelungen. Viele versuchen daher ihre Prozesse so lange es geht so einfach wie möglich zu halten.

Darunter fällt häufig auch das Thema Rechnungsstellung.

Auch wir haben zum Start unserer freiberuflichen Tätigkeit im Jahr 2014 unsere Rechnungen mittels einer Vorlage in Word bzw. Pages erstellt und sie anschließend per Mail an den Kunden versendet.

Warum dies nicht den GoBD entspricht und welche Alternativen du hast, erklären wir dir im Folgenden.

Was sind die GoBD?

GoBD ist eine Abkürzung und steht für den griffigen Begriff "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff".

Übersetzt heißt dies, dass die GoBD Richtlinien definiert, wie eine Buchhaltung, die digital mittels einer Software erstellt wird, auszusehen hat und welche Bestimmungen die in diesem Prozess involvierten EDV-Systeme erfüllen müssen.

Einer der wichtigsten Grundsätze der GoBD ist, dass steuerlich relevante Dokumente wie Rechnungen so gespeichert werden müssen, dass diese nicht mehr verändert werden können. Jeder Änderung der Daten muss eindeutig dokumentiert und nachvollziehbar sein.

Um dies zu gewährleisten, genügt es im Allgemeinen nicht, die Rechnung einfach auf der Festplatte abzulegen, denn dort können Dateien einfach manipuliert werden, ohne dass dies nachvollziehbar ist. Vielmehr wird hierfür ein manipulationssicheres Dokumentenmanagementsystem benötigt.

Des Weiteren muss sichergestellt sein, dass das verwendete System die Daten mindestens für die gesetzliche Aufbewahrungspflicht (10 Jahre bei Rechnungen) bereithält. Regelmäßige Datensicherungen sind also Pflicht.

Für wen gelten die GoBD

Grundsätzlich gibt es keine Ausnahmen von den GoBD – sie gelten für jeden Unternehmer, Selbständigen und Freiberufler gleichermaßen.

Jedoch wurden im Jahr 2020 einige Änderungen der GoBD verabschiedet. Diese beinhalten unter anderem, dass die Regelungen der GoBD bei Kleinstunternehmen bis 17.500 Euro Jahresumsatz auch mit Blick auf die Unternehmensgröße zu bewerten sind.

Diese Änderungen sind zwar in gewissermaßen eine Lockerung für Kleinstunternehmen, aufgrund der offenen Formulierung stellen sie aber in keinem Fall ein Freifahrtschein dar.

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Word und die GoBD

Wie eingangs erwähnt, wird es jemand, der Word oder ähnliche Texteditoren zur Rechnungsstellung verwendet, schwer haben, diese Gesetzeskonform abzuspeichern.

Grund dafür sind die zuvor genannten Grundsätze zur manipulationssicheren Speicherung von Dokumenten. Werden Rechnungen einfach auf der Festplatte als PDF oder gar Word-Datei abgespeichert, können diese problemlos verändert werden, ohne dass dies nachvollziehbar ist.

Kommt es zu einer Betriebsprüfung seitens des Finanzamts, kann dies im schlimmsten Fall dazu führen, dass die gesamte Buchhaltung nicht anerkannt wird, Umsätze geschätzt werden und schlussendlich hohe Nachzahlungen gefordert werden.

Daher ist von der Nutzung von Word & Co. zur Erstellung von Rechnungen unbedingt abzuraten.

Alternativen zu Word

Es gibt jedoch einige alternative Lösungen mit denen GoBD-konform Rechnungen erstellt und versendet werden können. Je nach Größe des Unternehmens, eignen sich unsere Vorschläge unterschiedlich gut.

Papierrechnung

Die naheliegendste Möglichkeit GoBD-konform Rechnungen zu erstellen, ist die Verwendung von Papierrechnungen, sprich dem Ausdrucken von am PC erstellten Rechnungen. Zur Erstellung kann zwar Word verwendet werden, es muss jedoch darauf geachtet werden, dass die Datei nicht auf der Festplatte gespeichert wird, denn sonst greifen hier sofort wieder die Regelungen der GoBD.

Dieser Ansatz hat jedoch einige offensichtliche Nachteile. Je nachdem, wie viele Rechnungen geschrieben werden, können sich schnell große Aktenschränke mit Rechnungen füllen. Eine spezielle Rechnung hier schnell wiederzufinden ist nahezu unmöglich. Des Weiteren gehen alle Vorteile einer digitalen Lösung wie beispielsweise umfangreiche Auswertungen zur Performance verloren.

Daher ist diese Alternative nur für Kleinstunternehmen mit einer handvoll Rechnungen pro Jahr sinnvoll.

DMS

Als Alternative zu Papierrechnungen kann ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit GoBD-zertifizierung eingesetzt werden. Im DMS können die erstellten Rechnungen im PDF abgelegt und versioniert werden. Jegliche Änderungen lassen sich dann nachvollziehen.

Im Vergleich zur Papier-Lösung spart man sich hier das lästige Ausdrucken und Abheften der einzelnen Rechnungen wodurch diese Lösung auch für eine größere Anzahl an Rechnungen geeignet ist.

Jedoch sind DMS Lösungen generell nicht für die Ablage von Rechnungen optimiert. Sie erlauben es nicht, detaillierte Auswertungen zum Umsatz o. Ä. zu erstellen und erfordern immer noch viel händische Arbeit und Organisation.

Rechnungsprogramm

Ein für die Rechnungsstellung optimiertes Rechnungsprogramm ist mit Abstand die komfortabelste Lösung für die GoBD-konforme Erstellungen von Rechnungen und Angeboten.

Viele Tools bieten nicht nur eine gesetzeskonforme Ablage von Rechnungen, sondern meist auch die Möglichkeit Rechnungen direkt in der Software, also ohne Word, zu erstellen, wodurch dies deutlich einfacher und schneller von der Hand geht.

Wer viel Zeit und Nerven sparen möchte, ist mit einer solchen Lösung am besten beraten. Freiberuflern und Selbständigen legen wir unser eigenes Tool likvi ans Herz. likvi unterstützt nicht nur bei der Rechnungserstellung, sondern beim gesamtem Arbeitsalltag, von der Akquise bis hin zur Zeiterfassung – alles in einem Tool.

Fazit

Auch wenn gerade beim Start in die Selbständigkeit die Verwendung von Word oder Pages zur Erstellung von Rechnungen am einfachsten scheint, ist davon dringend abzuraten, denn ohne weiteres ist eine manipulationssichere Speicherung der Rechnungen nicht möglich. Die Verwendung von Word ist somit nicht GoBD-konform.

Als Alternative empfiehlt sich die Verwendung eines Rechnungsprogramms wodurch nicht nur viel Zeit gespart werden kann, sondern auch eine rechtssichere Speicherung einfach möglich ist. Entsprechende Tools sind bereits für wenige Euro im Monat zu haben.

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