Die Rechnungsnummer ist eine fortlaufende Nummer, mit der eine Rechnung eindeutig identifiziert werden kann. Um die eindeutige Identifizierbarkeit zu gewährleisten, dürfen insbesondere Rechnungsnummern nur einmal vergeben werden.
Dabei darf eine Rechnungsnummer aus einer Kombination von Zahlen und Buchstaben bestehen wobei es erlaubt ist, mehrere Nummernkreise zur zeitlichen oder organisatorischen Abgrenzung zu verwenden.
Oft verwendete Nummernkreise bzw. Formate für Rechnungsnummern sind:
Es ist nicht erforderlich, dass Rechnungsnummer stets bei 1 beginnen, eine neue Rechnung darf aber niemals eine niedrigere Rechnungsnummer (im selben Nummernkreis) erhalten als eine ältere Rechnung.
Des Weiteren sollten Lücken innerhalb eines Nummernkreises vermieden werden. Ausgenommen davon sind selbstverständlich Lücken, die durch das Format der Rechnungsnummer, z. B. vorangestelltes Jahr, begründet sind.