Welche Pflichtangaben gehören in E-Mails?
Tobias Dierich 24 Jun, 2020 · 3 min Lesezeit
Seit dem 01. Januar 2007 müssen Selbständige und Freiberufler auch in geschäftlichen E-Mails gewisse Angaben zu sich und zu ihrem Unternehmen machen.
Seitdem werden E-Mails wie normale Geschäftsbriefe behandelt, wodurch entsprechend auch die Pflichtangaben von Geschäftsbriefen für E-Mails gelten.
Üblicherweise werden diese Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur als sogenanntes E-Mail Impressum gemacht.
Welche Angaben du konkret machen musst und was es zu beachten gilt, erklären wir im folgenden.
Zusammenfassung
Folgende Angaben müssen in einer geschäftlichen E-Mail gemacht werden:
- Name des Unternehmens
- Anschrift des Unternehmens
- Bei Gesellschaften: Namen aller Geschäftsführer
- Handelsregisterinformationen, falls du im Handelsregister eingetragen bist
Weitere Pflichtangaben existieren nicht.
Inhalt des E-Mail-Impressums
Die Pflichtangaben für das E-Mail-Impressum in der Signatur ergeben sich unmittelbar aus den Vorgaben zur Form eines Geschäftsbriefes.
1. Name des Unternehmens
Der vollständige Name des Unternehmens (inkl. Rechtsform) muss in dem E-Mail-Impressum vorhanden sein.
Für Freiberufler genügt es, den vollständigen Namen anzugeben.
Körperschaften, wie eine GmbH oder eine UG, müssen zusätzlich die Namen aller Geschäftsführer angeben.
2. Deine Anschrift
Des Weiteren musst du eine Anschrift, unter der du anzutreffen bist, angeben.
3. Handelsregisterinformationen
Bist du oder dein Unternehmen im Handelsregister eingetragen, musst du außerdem dein Registergericht und deine Handelsregisternummer angeben.
Weitere Angaben wie beispielsweise deine Steuernummer o. Ä. sind nicht nötig.
Wann ist eine E-Mail ein Geschäftsbrief?
Wann eine E-Mail geschäftsmäßig und somit unter die Regelungen für Geschäftsbriefe fällt, ist nicht immer eindeutig zu erkennen.
Grundsätzlich müssen alle E-Mails mit "geschäftsbezogenem Inhalt" ein vollständiges E-Mail-Impressum vorweisen.
Dazu gehören in jedem Fall E-Mails wie
- Rechnungen
- Angebote
- Lieferbestätigungen und Quittungen
- Preislisten
Interne Kommunikation zwischen Kollegen gilt hingegen nicht als Geschäftsbrief und benötigt kein E-Mail-Impressum.
Um Problemen vorzubeugen, empfehlen wir jedoch, in jeder E-Mail ein Impressum zu nutzen, unabhängig von deren Inhalt.
Genügt ein Link zum Impressum auf der Webseite?
Wer bereits eine Webseite mit einem gültigen Impressum betreibt, ist häufig geneigt die Pflichtangaben nicht erneut in das E-Mail-Impressum zu schreiben, sondern nur auf das Impressum der Webseite zu verlinken.
Laut Gesetz müssen jedoch die vollständigen Angaben als Text in der E-Mail vorhanden sein. Eine Verlinkung auf die eigene Webseite genügt also nicht.
Grund dafür ist, dass das E-Mail-Impressum auch lesbar sein muss, wenn man die E-Mail z. B. offline oder ausgedruckt liest.
